Новини

Олександр Шкура, Chief Technology Officer, та Наталія Стаценко, HR Director комунікаційної групи Dentsu Aegis Network Ukraine, діляться своїм досвідом поетапного створення екосистеми віддаленого офісу для понад 400 співробітників.

Перехід компанії з кількох сотень співробітників на віддалений режим – завдання не одного тижня і навіть не місяця. Якщо вам вдалося адаптуватися до викликів пандемії блискавично і без особливих складнощів перевести роботу в онлайн, швидше за все цей процес ви почали завчасно. Кажуть, що до кризи і «чорних лебедів» складно підготуватися, але наш досвід показує, що як мінімум виграти час і запастися антикризовими інструментами заздалегідь не тільки можна, а й необхідно. У нашому випадку переходу на дистанційну роботу було два рівноцінно важливих напрямки трансформації – технічне оснащення та створення комфортної атмосфери, нових корпоративних традицій з підвищеною роллю комунікацій. Ми називаємо ці два напрямки – фізика і хімія віддаленого офісу.

Фізика віддаленки

Олександр Шкура, CTO Dentsu Aegis Network Ukraine

Проєкт, втілення якого дає можливість працювати без «прив'язки» до локації, був розгорнутий ще три роки тому. Ми почали міграцію всіх IT сервісів у приватну «хмару» DAN Ukraine та на сервіси Microsoft Office 365, повністю завершивши цей процес у січні 2020 року. Зараз це дає можливість нашим колегам, використовуючи віддалений доступ до корпоративної мережі, працювати з будь-якої точки світу, ніби вони знаходилися в нашому офісі. У нас заздалегідь була продумана система та стратегія віддаленки, просто Covid-19 запустив її впровадження не плавно, як ми розраховували, а блискавично. У цій швидкості ми одночасно отримали і плюс – менший опір до змін серед співробітників. Якщо зазвичай будь-яке технічне нововведення натикається на усталені звички, то в умовах карантину всі ці бар'єри відпали, а співробітники були більш вмотивовані та лояльні в освоєнні нових процесів.

Наш віддалений режим роботи з IT сервісами надає такі ж можливості, якби співробітники знаходилися на своїх робочих місцях в офісі. Для кожної функції існує певне рішення, які разом функціонують, як одна екосистема.

• Поштовий сервіс Office 365 (Exchange Online) і Teams – для зовнішніх та внутрішніх комунікацій (повідомлення, відео-, аудіодзвінки). Важливо, що Teams став прискорювачем багатьох процесів і скоротив до мінімуму ручну роботу та ланцюжки листування.
• Мікс із OneDrive, Teams, сайтів Sharepoint Online та файлових серверів – використовуємо для зберігання файлів та спільної роботи з ними.
• Worksection, який інтегрований з Office 365 та білінговими системами – для обліку та планування завдань. Цей сервіс надає повний цикл управління проєктами, дає можливість створювати гнучкі команди зі співробітників різних департаментів, налаштовувати методологію ведення проєктів (ми використовуємо один з різновидів Kanban), вести облік робочого часу співробітників (табелі обліку робочого часу). Таким чином, ми отримали єдину систему управління завданнями та проєктами.
• АУРА.3 – білінгова система
• Microsoft Stream – для бази знань у вигляді архіву записів відеолекцій та вебінарів.
• Teams Live Events – для масштабних конференцій, де беруть участь понад 250 глядачів.
• AmpliEye – власний продукт для зведення клієнтської звітності диджитальних активностей. AmpliEye з усіх кабінетів збирає статистику в одну систему. Клієнти мають доступ до даних у режимі реального часу.
• Yammer – корпоративна мережа для неформального спілкування.

Усі ці рішення функціонують як єдине ціле, ми отримали уніфіковану та синхронізовану систему комунікацій.

Частина співробітників нашої компанії працює на стаціонарних комп'ютерах. І це одна з важливих обставин, яку довелося екстрено вирішувати в перші дні оголошення карантину. Завдяки тому, що заздалегідь був обраний продукт та технологія надання віддаленого доступу до стаціонарних комп'ютерів в офісі, все вдалося налаштувати за три дні.

Коли основні процеси віддаленки запущені, можна приступати до покращення комфорту та вдосконалення системи. Наприклад, плануємо запустити в експлуатацію перенесення вхідних та вихідних дзвінків з корпоративних («міських») телефонних номерів у сервіс Microsoft Phone System, що дозволяє приймати дзвінки в Teams і здійснювати дзвінки з нього ж через корпоративні телефонні лінії. Також збільшуємо кількість шлюзів у корпоративну мережу для підвищення швидкості з'єднання тих співробітників, у яких їхні домашні інтернет-провайдери мають низьку швидкість.

Хімія віддаленки

Наталія Стаценко, HR Director, Dentsu Aegis Network Ukraine

Ми розуміли, наскільки важлива прозорість та відкритість комунікації, щоб заспокоїти людей, знизити тривожність через вірус та кризу, дати визначеність та розуміння, що і чому відбувається, донести бачення керівництва про розвиток компанії в такий непростий період. Віримо, що краще більше комунікації, ніж менше.

Залежно від мети наші комунікації можна розділити на технічну, освітню, командотворчу та мотиваційну.

Технічна комунікація була необхідна, щоб допомогти командам створити умови, необхідні для ефективної та якісної роботи віддалено. Поетапно, щоб не давати зайвого навантаження на техпідтримку, повідомляли, що саме буде зроблено, щоб співробітники могли працювати з дому, в які терміни і що необхідно зробити з їхнього боку. У перші ж дні оформили правила роботи та взаємодії, де визначили терміни реакції на запит або умови доступності для обговорення робочих питань. Ми намагалися максимально забезпечити всіх корисними тіпсами, як ефективно організувати свій день та простір і залишатися продуктивним.

Навчальний напрямок. Буквально за кілька днів до початку карантину у нас був повністю сформований календар навчальних офлайн-програм на 2020 рік. Але в новій реальності, що настала, деякі потреби та навички відійшли на другий план, тому ми оперативно почали шукати шляхи адаптації процесу навчання та розвитку співробітників у віддаленому форматі. Наприклад, уроки англійської перемістилися в Zoom, і на наше здивування, відвідуваність занять зросла в порівнянні з офлайновим форматом.

Ми змінили підхід до наповнення нашої освітньої діджитал-платформи – DDS (DAN Development School) і сфокусувалися на розвитку тих навичок, які відповідають потребам бізнесу в нових умовах. Ще до початку карантину, крім курсів навчання за професійними напрямками, було чимало навчальних програм з софт-навичок, і саме на них ми сконцентрувалися на віддаленці. Змістили акцент на розвиток гаряче затребуваних компетенцій, таких як управління змінами, стрес-менеджмент, життєстійкість, адаптивність, комунікація в період змін, особиста ефективність та інші.

Крім довгих навчальних проєктів, ми також працюємо над малими формами. Наприклад, щомісяця випускаємо Developmood Digest з трьома базовими блоками з корисностями: техніки та методики для розвитку особистості; мотиваційні джерела у вигляді книг, подкастів; добірки навчальних матеріалів – спеціально для тих, хто в даний момент не налаштований на проходження цілого онлайн-курсу, але хоче залишатися в тонусі.

Командотворчі комунікації. З перших днів у нас з'явилося безліч тематичних чатів, щоб підтримувати атмосферу згуртованості. Наприклад, чат з розвитку бізнесу, або чат з антикризових заходів, зустрічі-статуси з командами та один на один зі співробітником. У кожного агентства є свій авторський формат офлайнових зустрічей, на яких обговорюються тренди, стратегії, успіхи та кейси команд. Усі вони перемістилися в онлайн та зберегли регулярність.

Головним проєктом у цьому напрямку стала внутрішня конференція для всіх 400+ співробітників. Вже 10 років ми проводимо офлайн-бізнес-конференцію для клієнтів та партнерів Future Lab, є і її внутрішня версія – In-house Future Lab, де і спікери, і слухачі – співробітники DAN. Це ефективний інструмент для зростання талантів та розвитку їхніх презентаційних навичок, і ми не стали відмовлятися від нього навіть у карантин. Вперше організовуючи цей захід в онлайн-форматі, ми зрозуміли, що можемо розширити івент, і запросили в якості гостей співробітників DAN з офісів Молдови, Білорусі, Вірменії, Грузії, Росії, Азербайджану, Казахстану, Узбекистану, Киргизстану, Таджикистану. Так у нас вийшовся мультинаціональний зліт.

Мотиваційний напрямок включав різні активності та проєкти, спрямовані на підтримку бадьорого настрою, зниження рівня занепокоєння та тривоги. Важливо було компенсувати негативні емоції, пов'язані із соціальною ізоляцією та пригнічуючими новинами в медіа. Ми створили спеціальні рубрики в соціальних мережах та лайфстайлові вебінари, наприклад: про баланс роботи та особистого життя на карантині, рекомендації про те, як знизити рівень тривожності та зберігати позитивний настрій, спільна кава в онлайні під розповідь одного зі співробітників на будь-яку життєву тему.

Частину мотиваційного контенту намагаємося давати в контексті нових сімейних обов'язків – як на карантині поєднати роль ефективного співробітника з роллю люблячого батька, що подивитися всією родиною, які онлайн-ресурси допоможуть відволікти та зайняти дітей, поки батьки працюють.

Спорт та активний спосіб життя на карантині теж не залишилися осторонь. Співробітники вже звикли до ранкових зарядок, колективних планок та спортивних змагань у Teams. Хто не встигає на прямі ефіри, отримує добірки доступних відеотренувань у домашніх умовах.

І звичайно ж, довелося винайти альтернативу перекурам, походам на каву, коротким розмовам у ліфті та корпоративним вечіркам, тому утворився ще й фановий напрямок у комунікації. Наприклад, майстер-клас з миловаріння, онлайн-зустріч з психологом, онлайн-гра «Що? Де? Коли?», ді-джей вечірка.

Щоб вибудувати всю цю систему взаємодії, ми регулярно проводили опитування та збирали зворотний зв'язок від людей, намагалися зрозуміти, чого їм не вистачає, з чим відчувають складнощі, і тільки тоді впроваджували заплановані ініціативи в реальність.