Новини

Александр Шкура, Chief Technology Officer, и Наталия Стаценко, HR Director коммуникационной группы Dentsu Aegis Network Ukraine делятся опытом поэтапного создания экосистемы удаленного офиса для 400+ сотрудников.

Переход компании в несколько сотен сотрудников на удаленный режим – задача не одной недели и даже не месяца. Если вам удалось адаптироваться к вызовам пандемии молниеносно и без особых сложностей перевести работу в онлайн, скорее всего этот процесс вы начали заблаговременно. Говорят, что к кризису и «черным лебедям» сложно подготовиться, но наш опыт показывает, что как минимум выиграть время и запастись антикризисными инструментами заранее не только можно, но и необходимо. В нашем случае перехода на дистанционную работу было два равноценно важных направления трансформации – техническое оснащение и создание комфортной атмосферы, новых корпоративных традиций с повышенной ролью коммуникаций. Мы называем эти два направления – физика и химия удаленного офиса.

 Физика удаленки

Александр Шкура, CTO Dentsu Aegis Network Ukraine

Проект, воплощение которого дает возможность работать без «привязки» к локации, был развернут еще три года назад. Мы начали миграцию всех IT сервисов в частное «облако» DAN Ukraine и на сервисы Microsoft Office 365, полностью завершив этот процесс в январе 2020 года. Сейчас это дает возможность нашим коллегам, используя удаленный доступ к корпоративной сети, работать с любой точки мира, как будто бы они находились в нашем офисе. У нас заранее была продумана система и стратегия удаленки, просто Covid-19 запустил ее внедрение не плавно, как мы рассчитывали, а молниеносно. В этой скорости мы одновременно получили и плюс –меньшее сопротивление к изменениям среди сотрудников. Если обычно любое техническое нововведение натыкается на устоявшиеся привычки, то в условиях карантина все эти барьеры отпали, а сотрудники были более замотивированы и лояльны в освоении новых процессов.

Наш удаленный режим работы с IT сервисами предоставляет такие же возможности, если бы сотрудники находились на своих рабочих местах в офисе. Для каждой функции существует определенное решение, которые вместе функционируют, как одна экосистема.

• Почтовый сервис Office 365 (Exchange Online) и Teams – для внешней и внутренней коммуникаций (сообщения, видео-, аудиозвонки). Важно, что Teams стал ускорителем многих процессов и сократил до минимума ручную работу и цепочки переписки.
• Микс из OneDrive, Teams, сайтов Sharepoint Online и файловых серверов – используем для хранения файлов и совместной работы с ними.
• Worksection, который интегрирован с Office 365 и биллинговыми системами – для учета и планирования задач. Этот сервис предоставляет полный цикл управления проектами, дает возможность создавать гибкие команды из сотрудников разных департаментов, настраивать методологию ведения проектов (мы используем одну из разновидностей Kanban), вести учет рабочего времени сотрудников (табели учета рабочего времени). Таким образом, мы получили единую систему управления задачами и проектами.
• АУРА.3 – биллинговая система
• Microsoft Stream – для базы знаний в виде архива записей видеолекций и вебинаров.
• Teams Live Events – для масштабных конференций, где участвуют более 250 зрителей.
• AmpliEye – собственный продукт для сведения клиентской отчетности диджитальных активностей. AmpliEye из всех кабинетов собирает статистику в одну систему. Клиенты имеют доступ к данным в режиме реального времени.
• Yammer – корпоративная сеть для неформального общения.

Все эти решения функционируют, как единое целое, мы получили унифицированную и синхронизированную систему коммуникаций.

Часть сотрудников нашей компании работает на стационарных компьютерах. И это одно из важных обстоятельств, которое пришлось экстренно решать в первые дни объявления карантина. Благодаря тому, что заранее был выбран продукт и технология предоставления удаленного доступа к стационарным компьютерам в офисе, все удалось настроить за три дня.

Когда основные процессы удаленки запущены, можно приступать к улучшению комфорта и совершенствованию системы. Например, планируем запустить в эксплуатацию перенос входящих и исходящих звонков с корпоративных («городских») телефонных номеров в сервис Microsoft Phone System, что позволяет принимать звонки в Teams и совершать звонки с него же через корпоративные телефонные линии. Также увеличиваем количество шлюзов в корпоративную сеть для повышения скорости соединения тех сотрудников, у которых их домашние интернет-провайдеры имеют низкую скорость.

Химия удаленки

Наталия Стаценко, HR Director, Dentsu Aegis Network Ukraine

Мы понимали, насколько важна прозрачность и открытость коммуникации, чтобы успокоить людей, снизить тревожность из-за вируса и кризиса, дать определенность и понимание, что и почему происходит, донести видение руководства о развитии компании в такой непростой период. Верим, что лучше больше коммуникации, чем меньше.

В зависимости от цели наши коммуникации можно разделить на техническую, образовательную, командообразующую и мотивационную.

Техническая коммуникация была необходима, чтобы помочь командам создать условия, необходимые для эффективной и качественной работы удаленно. Поэтапно, чтобы не давать излишней нагрузки на техподдержку, сообщали, что именно будет сделано, чтобы сотрудники могли работать из дома, в какие сроки и что необходимо сделать с их стороны. В первые же дни оформили правила работы и взаимодействия, где определили сроки реакции на запрос или условия доступности для обсуждения рабочих вопросов. Мы старались максимально обеспечить всех полезными типсами, как эффективно организовать свой день и пространство и оставаться продуктивным.

Обучающее направление. Буквально за несколько дней до начала карантина у нас был полностью сформирован календарь обучающих оффлайн программ на 2020 год. Но в наступившей новой реальности некоторые потребности и навыки отошли на второй план, поэтому мы оперативно начали искать пути адаптации процесса обучения и развития сотрудников в удаленном формате. Например, уроки английского переместились в Zoom, и к нашему удивлению, посещаемость занятий выросла по сравнению с офлайновым форматом.

Мы изменили подход к наполнению нашей образовательной диджитальной платформы – DDS (DAN Development School) и сфокусировались на развитии тех навыков, которые соответствуют потребностям бизнеса в новых условиях. Еще до начала карантина помимо курсов обучения по профессиональным направлениям было немало обучающих программ по софт навыкам, и именно на них мы сконцентрировались на удаленке. Сместили акцент на развитие горячо востребованных компетенций, таких как управление изменениями, стресс менеджмент, жизнестойкость, адаптивность, коммуникация в период изменений, личная эффективность и другие.

Помимо длинных обучающих проектов, мы также работаем над малыми формами. Например, каждый месяц выпускаем Developmood Digest с тремя базовыми блоками с полезностями: техники и методики для развития личности; мотивационные источники в виде книг, подкастов; подборки обучающих материалов – специально для тех, кто в данный момент не настроен на прохождение целого онлайн-курса, но хочет оставаться в тонусе.

Командообразующие коммуникации. С первых дней у нас появилось множество тематических чатов, чтобы поддерживать атмосферу сплоченности. Например, чат по развитию бизнеса, или чат по антикризисным мерам, встречи-статусы с командами и один на один с сотрудником. У каждого агентства есть свой авторский формат офлайновых встреч, на которых обсуждаются тренды, стратегии, успехи и кейсы команд. Все они переместились в онлайн и сохранили регулярность.

Главным проектом в этом направлении стала внутренняя конференция для всех 400+ сотрудников. Уже 10 лет мы проводим оффлайновую бизнес-конференцию для клиентов и партнёров Future Lab, есть и ее внутренняя версия – In-house Future Lab, где и выступающие, и слушатели – сотрудники DAN. Это эффективный инструмент для роста талантов и развития их презентационных навыков, и мы не стали отказываться от него даже в карантин. Первый раз организовывая это мероприятие в онлайн-формате, мы поняли, что можем расширить ивент, и пригласили в качестве гостей сотрудников DAN из офисов Молдовы, Белорусии, Армении, Грузии, России, Азербайджана, Казахстана, Узбекистана, Киргизстана, Таджикистана. Так у нас получился мультинациональный слет.

Мотивационное направление включало различные активности и проекты, направленные на поддержку бодрого настроения, снижение уровня беспокойства и тревоги. Важно было компенсировать негативные эмоции, связанные с социальной изоляцией и угнетающими новостями в медиа. Мы создали специальные рубрики в социальных сетях и лайфстайловые вэбинары, например: о балансе работы и личной жизни на карантине, рекомендации о том, как снизить уровень тревожности и сохранять позитивный настрой, совместный кофе в онлайне под рассказ одного из сотрудников на любую жизненную тему.

Часть мотивационного контента пытаемся давать в контексте новых семейных обязанностей – как на карантине совместить роль эффективного сотрудника с ролью любящего родителя, что посмотреть всей семьей, какие онлайн-ресурсы помогут отвлечь и занять детей, пока родители работают.

Спорт и активный образ жизни на карантине тоже не остались в стороне. Сотрудники уже привыкли к утренним зарядкам, коллективным планкам и спортивным соревнованиям в Teams. Кто не успевает на прямые эфире, получает подборки доступных видеотренировок в домашних условиях.

И конечно же, пришлось изобрести альтернативу перекурам, походам на кофе, коротким разговорам в лифте и корпоративным вечеринкам, поэтому образовалось еще и фановое направление в коммуникации. Например, мастер-класс по мыловарению, онлайн встреча с психологом, онлайн игра «Что? Где? Когда?», ди-джей вечеринка.

Чтобы выстроить всю эту систему взаимодействия, мы регулярно проводили опросы и собирали обратную связь от людей, пытались понять, чего им не хватает, с чем испытывают сложности, и только тогда внедряли запланированные инициативы в реальность.